Uitstel Omgevingswet – brieven bouwen, tijd besparen

Brieven schrijven, het leukste wat er is!? Zeker niet als je meerdere keren per week dezelfde brief de deur uit moet doen, met telkens kleine aanpassingen op basis van de casus die voorligt. Dat is bij de Omgevingswet niet anders.Tekstblokje plakken, gearceerde stukken invullen, voorwaarden die niet van toepassing zijn verwijderen. Met enkele ingrepen is dit niet meer nodig en heb je jarenlang profijt van een forse tijdsbesparing.

Met het uitstel van de Omgevingswet is het een perfect moment om de sjablonen in de VTH-applicatie onder de loep te nemen. Maar hoe pak je dit slim aan?

De ingrediënten

Vorm een kleine werkgroep, met daarin de volgende rollen:

• functioneel Beheerder van de applicatie;
• 1 afgevaardigde per team die documenten verzendt (vergunningverlening, administratie), die het mandaat heeft namens het team om de inhoud te bepalen;
• juridische adviseur / kwaliteitsmedewerker;
• communicatie.

Verzamel alle documenten en

• maak een selectie van de 10 meest gebruikte sjablonen;
• ga hier als eerste mee aan de slag.

Het recept

 Toets (en verbeter) de brieven inhoudelijk op:

• B1 taalniveau;
• juridische correctheid;
• aansluiting op de daadwerkelijke werkwijze (vaak zie je dat processen in de loop der tijd zijn aangepast, maar brieven nog niet zijn geüpdatet);
• consistentie tussen de brieven (zelfde termen, zelfde opbouw, zelfde aanhef, etc.).

Analyseer de brieven op informatie die casusafhankelijk is (die dus per brief ingevuld moeten worden), bijv.:

• aanhef;
• activiteiten;
• voorwaarden;
• locatiegegevens;
• leges.

Ga na of deze gegevens in de applicatie worden geregistreerd en of deze via een verwijzing geautomatiseerd uit het systeem gehaald kunnen worden (dit kan de functioneel beheerder). Denk hier ook aan tekstblokken die afhankelijk van een enkel gegeven gegenereerd kunnen worden, bijv.:

• voorwaarden die op basis van een activiteit getoond moeten worden.
• teksten die op basis van een resultaat van een advies getoond moeten worden.

Als optionele keuze kan je er nog voor kiezen om de brief op te splitsen tussen een introductiegedeelte met persoonsgegevens (adres, aanhef en reden van de brief en procedure), en een gedeelte met gegevens die ter inzage gelegd kunnen worden. Deze twee losse brieven zorgen er voor dat je niet (of minimaal) hoeft te anonimiseren voor publicatie

Nu kun je de sjablonen gaan maken en testen!

• Door middel van logica die alle applicaties bieden bij het genereren van brieven, kunnen de hier boven genoemde slimme combinaties gemaakt worden, waardoor bijna geen tekst meer handmatig gevuld worden.
• Velden die niet uit de applicatie te halen zijn, kan je met slimme invulvelden maken die gehighlight zijn en makkelijk zijn in te vullen met de juiste opmaak (zie bijgaande link hoe je dit eenvoudig doet: Slimme invulvelden maken)

Laat vol trots aan de eindgebruikers zien wat er is veranderd en hoeveel tijd het ze bespaard. Communicatie is belangrijk voor snelle adaptatie en voorkomt vragen achteraf.

Heb je de 10 meest gebruikte sjablonen geautomatiseerd, dan is het tijd om met opgedane kennis vrij snel de overige sjablonen na te lopen en zo veel als mogelijk te automatiseren. Maak ook gebruik van de 10 tips voor sjablonen van Telengy-collega Stella Mol.

Succes, we zijn benieuwd naar de opbrengsten. Mochten we ergens over mee kunnen denken, we helpen je vrijblijvend op weg!