Tussenbalans in tien punten bij implementatie Omgevingswet

door Ton de Wit, Arjan Kloosterboer en Anne-Marie Bruggert

Een extra jaar voor implementatie van de Omgevingswet. Wat gaat u doen met dit extra jaar voor oefenen en voorbereiding? Een goed moment om wat afstand te nemen en een tussenbalans op te maken.  Ligt u nog op koers met de invoering en voorbereiding van de Omgevingswet, wat zijn de leer- en ontwikkelpunten uit de oefentrajecten, wat gaat uw oefenprogramma zijn de komende tijd, is er reden om het ambitieniveau bij te stellen? Of u nu wel of niet de software al tot beschikking heeft om het digitale deel van de nieuwe Omgevingswet te ervaren, hierbij 10 punten om uw eigen koers mee te ijken of om ermee aan de slag te gaan.

Planproces

1. Begint het nieuwe planproces zich al uit te kristalliseren? Zijn de wijzigingen ten opzichte van de huidige situatie in beeld gebracht en vertaald naar consequenties. Hoe gaat u de werkrelatie inrichten met de partijen die u hierbij nodig heeft. Met welke vorm van trajecten gaat u het komend jaar aan de slag?
2. Heeft u al geoefend met het opstellen en annoteren van een stukje Omgevingsplan? Of met een Bestemmingsplan Verbrede Reikwijdte. Wat zijn uw ervaringen rondom inhoud en proces. Blijven er vragen liggen en welke disciplines moeten worden aangehaakt om deze sneller van antwoord te voorzien?
3. De verwachting is dat er tegelijkertijd meerdere wijzigingen van het omgevingsplan onderhanden zullen zijn. Heeft u erover nagedacht hoe u deze aanpassingen gaat plannen, bewaken, uitvoeren en archiveren? Trajecten zullen meer interactie met zich gaan mee brengen, meer betrokkenen intern en extern. Zaakgericht werken is bedoeld om grip, samenhang en inzicht te verkrijgen, ook voor niet direct betrokkenen en VTH-processen. Heeft u al een beeld hoe uw plansoftware u ondersteunt in het effectief uitvoeren en beheersbaar houden van de nieuwe processen? En hoe u het overzicht behoudt, ook in relatie tot VTH-processen?
4. De actieve plannen uit ruimtelijke plannen.nl worden meegenomen naar het DSO. Dat maakt dat alle digitale voorontwerpen, ontwerp en vervallen plannen die zijn gepubliceerd sinds 2011 moeten worden bewaard binnen de gemeente en uiterlijk na 20 jaar moeten worden overgedragen aan een duurzame gecertificeerde bewaarplaats. Digitale plannen leesbaar en toegankelijk houden vergt een specifieke oplossing. Heeft uw gemeente hierover al afspraken gemaakt?

Toepasbare regels

5. In eerste instantie zult u op basis van de juridische regels de toepasbare regels gaan opstellen. Een exercitie die leidt tot een scala aan vragen en veel discussie. Een discussie waarin u ook merkt dat de annotatie van de juridische regels waarmee de werkingsgebieden worden bepaald van invloed is op de te stellen vragen. Wat zijn de lessen die u heeft getrokken uit de discussies en praktische vragen voor de verschillende betrokken disciplines. Wat betekent dit voor de aanpak van de verdere ontwikkeling?
6. Door het oefenen met toepasbare regels krijgt u inzicht in de mogelijkheden en toegevoegde waarde, de hoeveelheid werk en eventuele beperkingen in de huidige regelgeving. Met deze ervaring en een analyse van het aantal aanvragen per activiteit is het mogelijk om een gedetailleerd plan en een planning op te stellen voor wat u het komende jaar gaat doen. Welke activiteiten, welke vragenbomen en bijvoorbeeld eventuele aanpassingen in bestaande regelgeving.
7. De regels begrijpelijk houden is een belangrijk aandachtspunt. Als vervolgstap kunt u eens een paar opgestelde regels checken door een digitale analysetool (b.v. via Texamen), waarmee u nog scherper oog krijgt voor moeilijke woorden, formele woorden en ingewikkelde zinnen die er in blijven sluipen. En, na die aanpassing, een testgroep met mensen met een lagere zelfredzaamheid op dit terrein uitnodigen om klantreizen te maken met de door u opgestelde regels.

Vergunningverlening, toezicht en handhaving

8. Een van de uitdagingen bij VTH-processen is het nieuwe proces binnen 8 weken af te ronden. Vertrekpunt hierbij is een goed basisontwerp van het proces. Vervolgens moet het zo worden ingeregeld dat het hele jaar deze doorlooptijd kan worden gerealiseerd. Dit maakt dat uw proces niet te sterk afhankelijk mag zijn van bijvoorbeeld kenners zonder dat er achtervang is geregeld. Binnen Lean geldt de regel: geen kwaliteit zonder stabiliteit (in de doorlooptijd). Eén van de aandachtspunten in uw oefentrajecten het komend jaar.
9. In de samenwerking met de ketenpartners moet veel worden ontdekt en geoefend. Oefenen waarmee onderling duidelijk wordt op welke wijze adviesvragen worden uitgezet. Oefenen waarmee duidelijk wordt welke servicenormen u onderling wilt hanteren. Werkafspraken over de plek van dossiervorming en archivering. Heeft u al nagedacht hoe u deze verschillende afspraken gaat managen en borgen? Voor inspiratie kunt u bijvoorbeeld kijken naar een SLA.
10. Met de nieuwe Omgevingswet ontstaat er meer doelregelgeving met open normen ter vervanging van de ‘command and control’ regels: regels die (precies) zeggen, hoe je iets moet doen. Handhaving is de achilleshiel van doelregelgeving. Maar hoe houd je voldoende zekerheid bij de toetser/handhaver en de burger/ondernemer over de wijze waarop de regel wordt gehandhaafd. Een belangrijk aandachtspunt bij het oefenen. En, voor de nieuwe processen, hoe dit in te bedden in bijvoorbeeld een VTH-uitvoeringstoets bij de plan & toepasbare regelontwikkeling?

Succesvolle implementatie

Bij de voorbereidingen op de invoering werden in de minimale acties Omgevingswet drie categorieën onderscheiden:

1. wettelijk verplicht;
2. dienstverlening & bedrijfsvoering
3. Innovatie.

Met de nieuwe software wordt een deel van de wettelijk verplichte acties ingevuld. Daarbuiten resteren, zeker op het thema dienstverlening & bedrijfsvoering volop ontwerpuitdagingen.

Door de vele onderlinge relaties op inhoud, de samenwerkingsuitdaging en de vele stakeholders is dit, na een eerste tekentafel exercitie, vooral een kwestie van ervaren en die ervaring omzetten in nieuwe verbeteringen. Ontwerpen door met betrokkenen te doen. Ontwerpen door te focussen op het doorlopen van de stukjes van de keten en die vervolgens aan elkaar te binden. En opnieuw te doen. Van 1^e idee tot archivering van een plan/visie, van informatieverzameling via toepasbare regels tot de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving rondom de uitvoering. Gericht doorgaan met de cyclus van ontwerpen, inrichten en doen, evalueren en vervolgens bijstellen zorgen voor oefenen met een effectieve swing.

Al met al is dit een stevig programma, met veel onderlinge verbanden. Nog anderhalf jaar te gaan, dat maakt dat dit een goed moment is om de verschillende onderdelen in een doorlopende planning te zetten. Zodat u en uw collega’s telkens in een oogopslag kunnen zien wanneer er een oefentraject loopt, welke aspecten daarbij spelen en u steeds de opbrengst kunt evalueren en vertalen naar bijstellingen. Zo heeft u de komende periode een continue steun in het op koers blijven op weg naar de succesvolle implementatie van de Omgevingswet.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Anne-Marie Bruggert, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 31 96 90 34 of via e-mail: am.bruggert@telengy.nl.