Gemeentelijke Digitale Stelsels Omgevingswet: applicaties (deel 2)

Door Hein Corstens en Dirk Moree

Een drieluik over data, processen en applicaties met in dit artikel de focus op het gebruik van applicaties bij de Omgevingswet. Dit artikel is een vervolg op het eerder gepubliceerde artikel Gemeentelijke Digitale Stelsels Omgevingswet: er is nog veel te doen!

De invoering van de Omgevingswet gaat gepaard met een enorme digitaliseringsslag door de invoering van het Digitaal Stelsel Omgevingswet ofwel het DSO. Naast de zorg voor een adequate aansluiting dient de gemeente er vooral voor te zorgen dat data en applicaties zijn afgestemd op de behoeften van de Omgevingswet.

Figuur 1 Samenhang vereist van data, applicaties en processen in de beleidscyclus Omgevingswet!

Het geheel van data, applicaties en processen dient te gaan werken als een GEMEENTELIJK STELSEL. In het vorige artikel gaven we al aan dat er nog vele uitdagingen zijn om tot zo’n stelsel te komen. We zijn toen met name ingegaan op de data-aspecten. In dit artikel behandelen we de applicatie-aspecten. We beperken ons tot de aspecten voor de korte termijn. Deze is zoals zal blijken vooral gericht op het voorzien in en koppelen van nieuwe of vernieuwde applicaties. Dit zal zodanig moeten gebeuren dat er op langere termijn een echt stelsel tot stand komt, aansluitend bij ontwikkelingen als Common Ground.

Applicaties

We leven in onzekere tijden door de corona-crisis. Inmiddels is al zeker dat er uitstel komt van de inwerkingtreding Omgevingswet. Een nieuwe datum zal naar verwachting voor de zomer bekend worden. Maar zelfs bij dit uitstel is er nog steeds sprake van een korte termijn waarop nog veel werk verzet moet worden. Bij de minimale acties Omgevingswet staan de twee primaire applicaties die moeten aansluiten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet: VTH (Vergunning, Toezicht, en Handhaving) en het Omgevingsplan. Verder is aansluiting op de Samenwerkingsruimte in het DSO van belang voor de samenwerking tussen gemeenten en ketenpartners zoals Omgevingsdiensten en Veiligheidsregio’s/GGD-en.

VTH

Veel gemeenten hebben, al dan niet in een samenwerkingsverband, een nieuwe VTH-applicatie aanbesteed. Daarbij zijn de functionele eisen voor de Omgevingswet meegenomen. Daarover heeft VNG Realisatie veel informatie gepubliceerd. Bij de invoering wordt een aantal vraagstukken geraakt die veel afstemming binnen de gemeente en met de ketenpartners vergen. We pikken er hier een paar uit.

1. De gegevens uit de oude applicatie(s) dienen geconverteerd te worden naar de nieuwe applicatie(s). De praktijk leert dat conversies altijd complexe projecten zijn. Met name de combinatie van de objectgegevens, de gesloten en lopende zaken, de bijbehorende dossiers, meestal verspreid opgeslagen in verschillende opslagomgevingen (zoals intranet, virtuele schijven en archief) maakt het voor VTH extra complex. Maak daarom over de scope van de conversie concrete afspraken met de leverancier!
2. VTH staat niet op zich maar zal gekoppeld moeten zijn met veel andere applicaties en gegevens. Denk aan de Basisregistraties intern en met landelijke voorzieningen, het vaak aanwezige generieke zaaksysteem en bijvoorbeeld de gemeentelijke website. Deze koppelingen zijn meestal bij de bestaande applicaties al het geval, maar dienen dus ook in de nieuwe omgeving geregeld te worden. Vaak worden koppelingen daar echter op andere wijze gelegd, o.a. omdat er een gemengde technologie van SaaS en On-Premise kan ontstaan.

Figuur 2 Overzicht koppelingen biedt inzicht in benodigde wijzigingen

3. Er kunnen separate applicaties bestaan voor bijvoorbeeld Horeca en APV, waarmee ook in relatie tot het (toekomstige) Omgevingsplan afgestemd moet worden. Wellicht verschuiven er zaken van specifieke vergunningsdomeinen naar de generieke VTH-applicatie. Dat betekent dat er ook afstemming moet zijn met de collega’s die met specifieke projecten voor e-dienstverlening voor deze terreinen bezig zijn. Voor je het weet is er een heel project voor de inrichting van elektronische aanvragen voor evenementen op de gemeentelijke website gaande, terwijl dit in een heel ander daglicht kan komen te staan door de Omgevingswet.
4. Er moet een aansluiting op het DSO gemaakt worden met Digikoppeling. Meestal is die reeds aanwezig bij gemeenten, maar desondanks dienen er nog procedurele stappen uitgevoerd te worden voor deze aansluiting in overleg met de softwareleverancier(s). Overigens verbaast het sommige gemeenten dat ze daarin geconfronteerd worden met de Collectieve Opdracht- en Routeer Voorziening (CORV) die vooral bekend is van Justitie m.b.t. Jeugdzorg. Van CORV wordt echter alleen deze infrastructuur voor de ebMS berichten voor de Landelijke Voorziening Bekendmaken en Beschikbaarstellen (LVBB) gebruikt. De inhoud van de berichten is uiteraard heel anders dan voor Justitie.
5. Er zullen in de overgangstermijn van het afhandelen van lopende zaken via OLO en AIM en nieuwe zaken via het DSO goede praktische afspraken gemaakt moeten worden zowel intern als met ketenpartners zodat er geen misverstanden ontstaan. In de kortere behandeltijden die de Omgevingswet vraagt willen we geen onnodig tijdverlies lijden!

Omgevingsplan

De problematiek rond een eventuele vervanging van de applicaties voor het Omgevingsbeleid lijkt hier veel eenvoudiger, maar dat is het niet. Soortgelijke vraagstukken als hierboven bij VTH benoemd spelen ook bij deze applicaties. Daarnaast speelt bij veel gemeenten een hernieuwde afweging van welke delen van de processen rond Ruimtelijk Beleid nu uitbesteed zijn, en of dat bij het Omgevingsplan ook zo blijft. We gaan daar bij het volgende artikel over processen nader op in.

Applicaties, interacties en functionele testplannen

In de architectuur voor de Omgevingswet voor gemeenten zijn naast de applicatiecomponenten voor VTH en Omgevingsbeleid nog veel meer componenten en hun interacties met het DSO benoemd. Veel gemeenten en Omgevingsdiensten hebben behoefte aan functionele testplannen. De beschreven functionele requirements en applicatie-interacties voor de Omgevingswet kunnen hiervoor een goede basis zijn.

Conclusie

De uitdagingen voor de informatievoorziening gaan verder dan de directe aansluiting van applicaties op het DSO. Inzicht in de samenhang van alle betrokken applicaties onderling én met de data en processen is van belang om desinvesteringen in aanschaf van applicaties maar ook van de projectinspanningen binnen de organisatie te voorkomen. In de impactanalyse zoals de auteurs van dit artikel die reeds een aantal malen uitgevoerd hebben, is geïnventariseerd welke applicaties thans in het Ruimtelijk Domein gebruikt worden. Deze applicaties kunnen inclusief de koppelingen en de informatiestromen worden vastgelegd in de GEMMA Softwarecatalogus en een Archimate-model (zie figuur 2). Daarnaast biedt de thema-architectuur Omgevingswet van VNG Realisatie modellen voor de toekomstige situatie. Dat biedt overzicht over en dus inzicht in de verandering van de huidige naar de toekomstige informatievoorziening.

Er is dus behoefte aan inzicht in de relaties tussen applicaties, gegevens en processen. Voor de uitwerking van processen volstaan we hier met de verwijzing naar een recente uitwerking door VNG Realisatie. De volgende keer zullen we er in het afsluitende artikel nader op ingaan.

Meer informatie?

• CORSTENS informatiearchitectuur: Hein Corstens, hein@corstens.nl, 06 55 38 22 88, www.corstens.nl
• Telengy Management & Advies: Dirk Moree, d.moree@telengy.nl, 06 52 04 31 45, www.telengy.nl